La transformación digital ha ganado terreno en todos los ámbitos empresariales, y uno de los aspectos clave de este proceso es la gestión documental electrónica (GDE). La gestión documental electrónica es el conjunto de acciones, actividades y estrategias utilizados para crear, almacenar, organizar, recuperar y gestionar documentos en formato electrónico dentro de una organización. A través de herramientas informáticas especializadas, permite administrar toda la información contenida en documentos digitales, optimizando su accesibilidad, seguridad y preservación a largo plazo.
Implementar mejores prácticas de gestión documental y apuntar a la transformación digital de la empresa a partir de la gestión de documentos electrónicos ofrece enormes ventajas, como la mejora de la eficiencia, la reducción de costes y la accesibilidad inmediata a la información. Sin embargo, la implementación de la GDE no está exenta de retos, que pueden variar dependiendo del tamaño, estructura y nivel de digitalización de cada empresa.
Retos
A continuación, analizamos los principales desafíos que enfrentan las empresas al adoptar la gestión documental electrónica, contrastando con un caso de éxito en el que una empresa superó estos retos con la asesoría de Archivo Digital S.A.S.
Bases archivísticas
Uno de los retos más presentados, es que las empresas no cuenten con un nivel archivístico adecuado para proyectar la implementación de prácticas para la gestión de documentos electrónicos. Pues es necesario primero establecer ciertos instrumentos archivísticos antes de pensar en la transformación digital, y adquisición de herramientas como un SGDEA.Tener bases archivísticas sólidas es esencial para implementar con éxito la gestión documental electrónica, ya que proporcionan la estructura necesaria para organizar, gestionar y preservar los documentos de forma eficiente.
Estas bases incluyen procedimientos de gestión documental bien diseñados, que aseguran que cada etapa del ciclo de vida de un documento (desde su creación hasta su eliminación) esté claramente definida. Además, contar con una política de gestión documental establece las directrices y responsabilidades para todos los involucrados, garantizando la coherencia en la forma en que se maneja la información. Un programa de gestión documental, junto con el desarrollo de programas archivísticos, permite la planificación a largo plazo y asegura que la digitalización y conservación de los documentos sigan estándares que aseguren su accesibilidad, autenticidad y seguridad. Sin estas bases, la implementación de un sistema digital carecería de control y podría comprometer tanto la eficiencia operativa como el cumplimiento normativo.
Caso de exito
El Fondo Latinoamericano de Reservas es una organización financiera de carácter internacional cuyo objetivo es brindar apoyo a la balanza de pagos de los países miembros, otorgando créditos de corto y largo plazo con recursos aportados por los bancos centrales. Con el enfoque en fortalecer la gestión documental de la organización, y con el apoyo de Archivo Digital S.A.S, se coordinaron esfuerzos para establecer las bases archivísticas necesarias, asegurando la preparación requerida y habilitando a la organización para la futura implementación de una herramienta SGDEA.
Resistencia al cambio cultural
Uno de los mayores obstáculos al implementar una nueva forma de gestionar documentos es la resistencia al cambio por parte de los colaboradores. Muchas veces, las personas se sienten cómodas con las prácticas tradicionales y desconfían no solo de las nuevas tecnologías, sino también de los nuevos procedimientos y políticas de gestión documental. Esto puede derivar en una falta de adopción o en un uso incorrecto tanto de las nuevas herramientas como de los procesos implementados. Para superar este reto, es fundamental que la empresa realice un proceso de formación adecuado y explique claramente los beneficios de la GDE, no solo desde el punto de vista tecnológico, sino también en términos de eficiencia y cumplimiento normativo. Además, debe crearse una cultura de innovación dentro de la organización, donde se fomente la participación activa y la adopción de nuevas prácticas de gestión documental.
Caso de exito
Para superar este reto, fue crucial aprovechar la cultura organizacional de la empresa y sus valores. Por ejemplo, se evidenció desde el principio que estas nuevas prácticas buscaban optimizar, apoyar y facilitar la ejecución de tareas, al contar con información organizada, estructurada y de fácil acceso. Asimismo, al trabajar de manera colaborativa con las distintas áreas, se enfocó el discurso considerando la preferencia por el documento electrónico y la practicidad que este aporta en la ejecución de las tareas.
Integración con otros sistemas
Otro reto es la integración de la GDE con otros sistemas de la empresa, como los ERP (Enterprise Resource Planning) o los CRM (Customer Relationship Management). Un sistema de gestión documental debe ser capaz de interoperar con las herramientas ya existentes para evitar duplicidades y mejorar la fluidez del trabajo.
La falta de compatibilidad entre los distintos sistemas puede generar ineficiencias, problemas de comunicación y ralentización en los procesos. Para evitarlo, es necesario elegir una solución de GDE que sea compatible y adaptable a los sistemas de la empresa.
Caso de exito
Una vez que la organización contaba con todos los instrumentos archivísticos necesarios, incluyendo el levantamiento del Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Control de Acceso, se procedió a la evaluación de los sistemas de gestión de documentos electrónicos disponibles en el mercado. Se brindó apoyo a la organización acompañándolos en las reuniones con los proveedores de los sistemas, recopilando la mayor cantidad de información sobre sus funcionalidades. Además, se diseñó una herramienta de evaluación de SGDEA que permitiera ponderar y evaluar cuál era el sistema más adecuado para la organización, considerando diferentes variables.
Formación y capacitación del personal
La formación y capacitación del personal es uno de los principales obstáculos para la implementación efectiva de la gestión documental en una empresa, ya que muchos colaboradores carecen del conocimiento o las habilidades necesarias para adaptarse a los nuevos sistemas y procedimientos. Sin una capacitación adecuada, el personal puede sentirse abrumado o inseguro al enfrentarse a herramientas tecnológicas y cambios en las prácticas de gestión de documentos, lo que puede generar resistencia al cambio, errores en el uso de los sistemas y una baja adopción de las nuevas políticas.
Caso de exito
Fue de suma importancia afianzar ciertos conceptos para asegurar el éxito de la preparación del nivel archivístico de la organización, y sobre todo garantizar la comprensión del alcance de la gestión documental. Esto se logró por medio de breves capacitaciones antes de realizar mesas de trabajo para levantar instrumentos como las Tablas de Retención documental; además, el trabajo colaborativo con las áreas permitió generar un espacio donde se resolvieran inquietudes y se comprendiera mejor la utilidad y propósito de los instrumentos que se levantaron.
Migración de documentos hacia el SGDEA
Uno de los pasos más importantes al implementar la gestión documental electrónica es la migración de documentos. Este proceso consiste en el proceso de trasladar los documentos físicos o digitales que se encuentran en diferentes formatos y ubicaciones hacia un sistema unificado y centralizado que permite su gestión digital. La migración también requiere asegurarse de que los documentos mantengan su autenticidad, integridad y accesibilidad a lo largo del tiempo, y que cumplan con los requerimientos normativos y legales aplicables. Es un proceso clave para garantizar una transición fluida hacia un entorno de gestión documental electrónica eficiente.
El éxito para superar este reto radica en asegurar la buena consolidación de las Tablas de retención, y de que las áreas apliquen estos instrumentos en un repositorio temporal, en el cual archiven sus documentos según lo establecido en la TRD, con el fin de que cuando se adquiera el sistema, el proceso de migración sea sencillo y se asegure de que la información se transfirió de modo organizado.
Algunas estrategias utilizadas para el archivamiento de los documentos en el repositorio temporal fueron; la elaboración de un Instructivo de archivamiento explicando paso a paso, una capacitación práctica para afianzar la comprensión, y la organización coordino esfuerzos para adecuar el repositorio temporal de modo que la intervención de los colaboradores al cargar los documentos fuera muy sencilla.
Conclusión
La gestión documental electrónica es una herramienta clave para la modernización de cualquier empresa, pero su implementación requiere de planificación, inversión y un cambio cultural dentro de la organización. Superar los retos mencionados permitirá a las empresas mejorar su eficiencia, reducir costes y cumplir con las exigencias legales, posicionándose de manera competitiva en un entorno cada vez más digitalizado.
Si estás pensando en adoptar la GDE en tu empresa, y necesitas un equipo especializado que te guíe en este proceso y te ayude a superar los desafíos que puedan surgir, agenda una asesoría con Archivo Digital S.A.S.