La inteligencia artificial (IA) está transformando numerosos sectores, y la gestión documental no es la excepción. La capacidad de los sistemas de IA para procesar grandes volúmenes de información de manera rápida y eficiente está revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos, optimizando procesos, mejorando la precisión y reduciendo los tiempos de respuesta. En este artículo, exploraremos cómo la IA está siendo aplicada en los sistemas de gestión documental y los beneficios que ofrece.
Inteligencia Artificial en la Gestión Documental
La inteligencia artificial se integra en los sistemas de gestión documental a través de diversas tecnologías como el procesamiento de lenguaje natural (NLP), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático (machine learning). Estas herramientas permiten que los sistemas gestionen documentos de manera más eficiente, inteligente y automatizada.
1. Automatización de la Clasificación Documental
Una de las aplicaciones más destacadas de la IA es la capacidad de automatizar la clasificación de documentos. Los sistemas de IA pueden leer y analizar el contenido de los documentos y clasificarlos automáticamente según su tipo (facturas, contratos, informes, etc.), eliminando la necesidad de intervención manual. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores humanos y asegura que los documentos estén correctamente organizados.
(Polo, 2022 citado por Camargo & Zambrano 2023) indicó en una investigación reciente, como los métodos de clasificación automática documental pueden diversificar y mejorar los procesos de organización de la información y también presentó una experiencia en el desarrollo y prueba de un algoritmo que asigna automáticamente un tema a un documento basándose en un cálculo probabilístico de la dispersión de las palabras.
Otro ejemplo de la aplicación de la Inteligencia artificial es el desarrollo de un marco ontológico para la gestión de documentos en árabe e inglés, el cual utiliza un clasificador de documentos de relación entidad basado en el algoritmo clasificador Naïve-Bayes, combinado con una técnica de clasificación para organizar documentos. (Alothman & Wahab, 2022 citado por Camargo & Zambrano 2023).
2. Indexación y Búsqueda de información
Gracias a la inteligencia artificial, en los sistemas de gestión documental se pueden indexar automáticamente grandes volúmenes de información, facilitando su recuperación posterior. Utilizando el procesamiento de lenguaje natural, estos sistemas son capaces de entender el contexto de las palabras clave, lo que permite búsquedas más precisas y relevantes, incluso en documentos no estructurados.
Por otro lado, en cuanto a la búsqueda de información, Camargo y Zambrano (2023) hicieron una revisión de la literatura con el objetivo de identificar el uso de la inteligencia artificial en los sistemas de información documental durante la última década, e identificaron que el uso de la inteligencia artificial en la gestión documental ha impactado la búsqueda y recuperación de información. De hecho (Perfetto et al., 2023) indicó que los servicios de búsqueda y recuperación de información son más rápidos y precisos a través de nuevas plataformas que conectan múltiples puntos de búsqueda, servicios de voz y chatbots, estos últimos vistos como uno de los métodos que tiene la inteligencia artificial.
3. Blockchain
El blockchain es cada vez más relevante en la gestión documental, especialmente en aspectos relacionados con la seguridad y la autenticidad de los documentos. Esta tecnología garantiza que cada documento y cada cambio realizado quede registrado de forma inmutable y verificable, lo que es fundamental para documentos legales, financieros y contractuales que requieren un alto nivel de protección y transparencia. Al registrar cada acción en una cadena de bloques, se asegura una trazabilidad completa de cada documento, protegiéndolo contra alteraciones no autorizadas y permitiendo auditorías eficientes.
Además, el blockchain facilita la creación de contratos inteligentes (smart contracts) en la gestión documental, lo que permite que ciertos procesos se ejecuten automáticamente cuando se cumplen condiciones específicas. Esto es útil en procesos de gestión de documentos que requieren verificaciones automáticas o acciones basadas en fechas, como renovaciones de contratos o aprobaciones de procesos legales. Al estar integrado con IA, el blockchain permite que estos contratos inteligentes se gestionen de forma automática y segura, eliminando la intervención humana en tareas rutinarias y reduciendo el margen de error.
Nuevas propuestas
La situación de Sudáfrica respecto a la gestión y preservación de documentos, especialmente en el sector público, presenta varios desafíos. Aunque existe la necesidad de transparencia, responsabilidad y buen gobierno, muchas veces los gestores de documentos no se integran en las primeras etapas del ciclo de vida documental, lo que dificulta la preservación y recuperación de los documentos. Este problema de acceso y conservación está ligado a la falta de infraestructura adecuada para gestionar documentos digitales y un sistema que pueda hacer seguimiento y preservar documentos desde su creación hasta su disposición final.
Para resolver estos problemas, se propone el uso de tecnologías de la nube y blockchain como soluciones innovadoras y disruptivas en la gestión documental:
- La nube: Serviría como el espacio de almacenamiento centralizado, proporcionando tanto la capacidad de almacenamiento como la potencia computacional necesaria. Al centralizar documentos en la nube, los organismos gubernamentales podrían facilitar el acceso a los documentos y reducir la dependencia de infraestructura física de almacenamiento. Además, la digitalización se aceleraría, permitiendo la disponibilidad y recuperación de documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que fomentaría la eficiencia y la transparencia.
- Blockchain: Ofrece un nivel extra de seguridad mediante registros inmutables, es decir, una vez que se almacena información en la blockchain, no puede modificarse ni borrarse sin dejar un rastro. Esto resulta ideal para preservar la autenticidad e integridad de los documentos, ya que cada registro almacenado quedaría asegurado contra manipulaciones o pérdidas.
La recomendación es que el sector público en Sudáfrica explore y adopte estas tecnologías, especialmente la nube y blockchain, como una solución provisional y evolutiva para enfrentar las dificultades de gestión documental mientras se adapta a las demandas de la cuarta revolución industrial, siguiendo ejemplos de otros países desarrollados.
Conclusion
La inteligencia artificial, junto con el blockchain y la nube, está redefiniendo la gestión documental al ofrecer soluciones eficientes, seguras y automatizadas que permiten gestionar grandes volúmenes de documentos y optimizar la recuperación de información. Estas tecnologías no solo permiten la automatización de tareas, como la clasificación y búsqueda, sino que también refuerzan la seguridad y autenticidad de los documentos a través de registros inmutables y contratos inteligentes, esenciales en sectores que requieren altos niveles de precisión y transparencia.
Sin embargo, para aprovechar plenamente estas ventajas, es crucial fomentar una cultura de información electrónica que integre estas herramientas emergentes en las prácticas de gestión de documentos. Como señalan Camargo y Zambrano (2023), “la implementación de una cultura de información electrónica es esencial para aprovechar plenamente las ventajas de las tecnologías emergentes en la gestión de la información. Esto implica no solo la adopción de nuevas herramientas y prácticas, sino también un cambio cultural dentro de las organizaciones para promover la eficiencia y la transparencia en el manejo de la información” (p. 42).
En este contexto, han surgido soluciones innovadoras como ARCHIVIO, un software de gestión documental electrónica avanzada (SGDEA) que incorpora inteligencia artificial para optimizar procesos clave como la clasificación automática de documentos, la búsqueda inteligente y la integración de flujos de trabajo basados en blockchain. Estas herramientas permiten a las organizaciones dar el salto hacia una gestión de documentos más eficiente y alineada con las demandas de la era digital.
Finalmente, nos queda reflexionar: ¿Cómo crees que la inteligencia artificial y estas nuevas tecnologías están transformando la forma en que gestionamos y protegemos la información documental en las organizaciones?