En un mundo empresarial cada vez más orientado hacia la eficiencia y la transformación digital, los profesionales en Ciencia de la Información enfrentan un desafío importante: lograr que las gerencias de las empresas reconozcan la gestión documental no como un gasto, sino como una inversión estratégica. Sin embargo, esta tarea está plagada de obstáculos derivados de la falta de conocimiento, prioridades a corto plazo y resistencia al cambio. En este artículo, exploramos estas dificultades y ofrecemos estrategias clave para abordarla y fortalecer la perspectiva de la gestión documental como inversión.
Dificultades para convencer a la gerencia
La gestión documental enfrenta múltiples desafíos que dificultan su adopción estratégica en las empresas, a pesar de su potencial para transformar la eficiencia operativa y fortalecer la competitividad. Algunos desafíos son:
Superar las dificultades para convencer a la gerencia sobre la importancia de la gestión documental requiere una combinación de enfoque estratégico y comunicación efectiva. Por ello, aplicar estrategias como la presentación de casos de éxito relevantes o el uso de métricas claras para evidenciar el retorno de la inversión puede cambiar la narrativa. Al alinear la gestión documental con objetivos empresariales clave, como la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la transformación digital, se puede transformar un desafío en una oportunidad de crecimiento y mejora competitiva.
Estrategias para superar estas dificultades
Para superar las barreras, fomentar su adopción estratégica y fortalecer la perspectiva de la gestión documental como inversión , es esencial implementar enfoques efectivos que resalten su valor para el negocio, algunas estrategías son:
Gestión documental como inversión
Las estadísticas demuestran que la gestión ineficiente de documentos es una de las principales causas de pérdida de productividad en las empresas. De hecho, los problemas relacionados con la gestión documental son responsables de más del 21% de la pérdida de productividad en una organización, según datos de Ironmountain (2023). Esta cifra revela la importancia de implementar sistemas eficaces de gestión documental que permitan a los empleados acceder fácilmente a la información que necesitan.
Un ejemplo de esta ineficiencia es que el 26% de los empleados han recreado documentos desde cero solo para descubrir más tarde que esos archivos ya existían (Glean, 2021). Este problema surge por la falta de una estructura clara que defina qué documentos se producen, cuáles son de valor y dónde pueden encontrarse. Esto no solo genera pérdida de tiempo, sino también una duplicación de esfuerzos que podría evitarse con una gestión documental más organizada.
Uso excesivo de papel
Además de la pérdida de tiempo, el uso excesivo de papel también representa un gasto significativo para las empresas. Un empleado de oficina utiliza en promedio 10 mil hojas de papel al año, lo que equivale a un costo de $200 mil pesos por empleado. En una compañía con 200 empleados, este costo se dispara hasta los $40 millones de pesos anuales solo en papel, sin contar los gastos adicionales asociados a la electricidad, impresión, archivadores y almacenamiento físico de documentos. Según Gartner, estos costos pueden representar hasta el 3% de los ingresos de una empresa (Wradio, 2018), lo que resalta el impacto económico que una gestión documental deficiente puede tener en los resultados financieros de la organización.
El panorama es aún más preocupante si consideramos que, según IDC, los costos relacionados con los documentos pueden consumir entre el 5% y el 15% de los ingresos anuales de una empresa (Scanse, 2023). Esta cifra subraya la importancia de adoptar tecnologías y estrategias de digitalización que reduzcan la dependencia del papel y optimicen la gestión documental.
Conclusión
En sintesís, las cifras son claras: los problemas documentales no solo afectan la productividad, sino que también tienen un impacto económico significativo. Implementar una gestión documental eficiente puede reducir costos, optimizar recursos y mejorar la productividad global de la organización.
La gestión documental no solo optimiza procesos, sino que también reduce riesgos y genera valor estratégico para las empresas. Sin embargo, para que las gerencias lo comprendan, los profesionales en Ciencia de la Información deben adoptar un enfoque persuasivo, basado en datos concretos, casos de éxito y una visión alineada con las prioridades empresariales. Convencer a la gerencia requiere más que conocimiento técnico: implica hablar su lenguaje, abordar sus preocupaciones y demostrar cómo la gestión documental contribuye directamente al éxito organizacional y en Archivo Digital te ayudamos a convencer a la gerencia de tu empresa.
Referencias:
Wradio. 2028. Empresas se ahorrarían más de 50 millones de pesos si usaran políticas de “cero papel”. https://www.wradio.com.co/noticias/economia/empresas-se-ahorrarian-mas-de-50-millones-de-pesos-si-usaran-politicas-de-cero-papel/20181203/nota/3832759.aspx
Scanse. 2023. Printing Costs: The Stats You Won’t Believe in 2023. https://scanse.io/blog/surprising-stats-about-printing-costs/
Glean Tecnology. (2021). Hybrid workplace habits & hangups. https://get.glean.com/rs/626-JWX-444/images/2022_Hybrid-workplace-habits-hangups_Glean-report.pdf
Ironmountain. (2023). 6 Consequences of bad records and document management policies. https://www.ironmountain.com/resources/blogs-and-articles/e/effects-of-bad-records-document-management-policies