La gestión documental y la gestión del conocimiento son disciplinas que, aunque han evolucionado desde ámbitos distintos, están profundamente interconectadas. Una de las claves de esta relación se encuentra en una afirmación fundamental: los documentos son formas de conocimiento registrado (Peña Guarín et al., 2020). Por tanto, integrar la gestión documental y gestión del conocimiento se convierte en una estrategia clave para capitalizar el saber organizacional.
Drucker (1992) identificó que, en un entorno marcado por el cambio constante, las organizaciones deben apoyarse en tres prácticas esenciales: la mejora continua, la explotación del conocimiento como fuente de valor, y la innovación sistemática. En consonancia con esta visión, Peña (2017) destaca que integrar la gestión documental y gestión del conocimiento permite reducir riesgos estratégicos, fortalecer la relación con partes interesadas y generar valor sostenible.
Como respuesta a esta necesidad, Peña Guarín, Castro Rojas y Álvarez Álvarez (2020) proponen un modelo de conocimiento orientado a pequeñas y medianas empresas, articulado con las normas ISO 9001:2015 e ISO 30301:2011.
Así mismo, Álvarez-Álvarez et al. (2013) destacan que la documentación es clave dentro de una organización, no solo por lo que contiene, sino por lo que permite hacer. En primer lugar, ayuda a mantener una buena comunicación entre todas las partes que se relacionan con la organización, como empleados, clientes, proveedores o entidades del gobierno. Además, ofrece una guía clara sobre cómo deben realizarse las actividades, lo que facilita el trabajo diario. También sirve como evidencia para saber si se están logrando los objetivos, y permite revisar y mejorar continuamente lo que se está haciendo. Finalmente, es muy útil para capacitar al personal, tanto al inicio como en procesos de actualización.
Los documentos como conocimiento tangible
Desde esta perspectiva, todo documento —sea físico o digital— no solo es un contenedor de datos, sino una manifestación estructurada del saber institucional. Actas, informes, manuales, políticas, procedimientos, correos electrónicos, entre otros, contienen conocimiento que:
- Ha sido producido por personas en contextos específicos.
- Tiene valor operativo, estratégico o histórico.
- Permite la toma de decisiones, la continuidad del negocio y la transferencia de aprendizajes.
Por tanto, gestionar documentos es también gestionar conocimiento: organizarlos, clasificarlos, preservarlos y garantizar su acceso implica mantener viva la memoria organizacional. La gestión documental proporciona el soporte estructural necesario para la preservación del conocimiento organizacional (Peña Guarín et al., 2020).
De lo documental a lo estratégico
La gestión documental tradicional se centraba en la organización, conservación y disposición de documentos para cumplir con normativas y optimizar procesos. Por su parte, la gestión del conocimiento buscaba capturar y movilizar saberes —muchas veces tácitos— dentro de la organización para generar valor.
Sin embargo, las últimas tendencias están cerrando la brecha entre ambas disciplinas, generando una sinergia poderosa:
| Gestión Documental | Gestión del Conocimiento |
| Se enfoca en documentos, archivos y flujos de información. | Se enfoca en saberes, experiencia y aprendizaje. |
| Garantiza acceso, preservación y trazabilidad. | Promueve colaboración, innovación y toma de decisiones. |
| Tiene soporte normativo y tecnológico (SGDEA, metadatos, TRD). | Usa herramientas como mapas de conocimiento, comunidades de práctica, sistemas expertos. |
Hoy, muchas organizaciones están adoptando un enfoque integrado, donde los sistemas de gestión documental se convierten en repositorios vivos de conocimiento organizacional, apoyando estrategias de innovación, aprendizaje continuo, mejora de procesos y toma de decisiones basadas en evidencia.
Ejemplo práctico: modelo aplicado a pymes
El artículo de Peña Guarín, Castro Rojas y Álvarez Álvarez (2020) presenta un modelo aplicado en pequeñas y medianas empresas (pymes) que integra la gestión documental con la gestión del conocimiento y la calidad, utilizando como marco las normas ISO 9001:2015 e ISO 30301:2011.
Este modelo parte de los procesos como eje articulador: a través del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), se identifica, documenta, transmite y capitaliza el conocimiento en cada etapa del funcionamiento organizacional. La gestión documental, en este caso, no solo apoya, sino que estructura los espacios donde se convierte el conocimiento tácito en explícito (modelo SECI de Nonaka), lo organiza y lo vuelve reutilizable.
El modelo se caracteriza por una integración directa con la gestión documental, incorporando elementos de la norma ISO 30301, lo que asegura que el conocimiento se gestione de manera estandarizada y transversal en toda la organización. Además, contempla un proceso específico para la captura y formalización del conocimiento, combinando elementos simplificados de los modelos CEN y UNE, en coherencia con el modelo SECI, que permite la conversión entre conocimiento tácito y explícito.
Otra fortaleza del modelo es su aplicabilidad a todos los procesos organizacionales: procesos de dirección, misionales y de apoyo. Entre los resultados esperados, alineados con la ISO 9001:2015, se incluyen la satisfacción de las partes interesadas, el desarrollo de nuevos productos o servicios, y la generación de activos intangibles como buenas prácticas y know-how. También facilita la estructuración de la organización mediante la red de procesos, lo que contribuye a una administración más clara y eficiente.
Diseñado especialmente para contextos con recursos limitados como las pymes, este modelo tiene un enfoque práctico y adaptable. No obstante, los autores reconocen que, aunque es teóricamente sólido, aún requiere validación empírica para evaluar su confiabilidad en diferentes tipos de organizaciones.
Conclusión
Gestionar documentos ya no es solo una función administrativa: es una acción estratégica que permite capturar, preservar y transferir el conocimiento que una organización genera día a día. Integrar la gestión documental con la gestión del conocimiento no solo es deseable, sino necesario para adaptarse a un entorno cambiante, digital y basado en el valor del saber.
Referencias:
- Drucker, P. (1992). The New Society of Organizations. Harvard Business Review.
- Peña, G. (2017). Integración de la gestión del conocimiento con el sistema de Gestión de la Calidad NTC ISO 9001:2015. En Espejo-Martínez, A. & Ramos, A. L. (Eds.), Investigación y Desarrollo Económico Administrativo. Editorial Teccis.
- Peña Guarín, G., Castro Rojas, M. L., & Álvarez Álvarez, M. J. (2020). Modelo de gestión del conocimiento para pymes, basado en el sistema de gestión de la calidad y la gestión documental. Signos, Investigación en Sistemas de Gestión, 12(2), 127–147. https://doi.org/10.15332/24631140.5941
- Álvarez-Álvarez, M. J., Castro-Rojas, M., & Peña G. (2013). Gestión del conocimiento: una perspectiva desde la gestión de la calidad y la gestión documental. Signos – Investigación en Sistemas de Gestión, 5(2), 101–118.
- Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press.