En un mundo cada vez más digitalizado, la política cero papel emerge como una respuesta a los desafíos ambientales y administrativos del siglo XXI. La política cero papel busca eliminar el uso de papel en operaciones gubernamentales y en la sociedad en general. Tiene como objetivo principal la optimización de procesos, la conservación de recursos naturales y la promoción de la sostenibilidad ambiental.
Origen:
La idea de una sociedad sin papel no es nueva, pero ha ganado impulso en las últimas décadas con el avance de la tecnología y la conciencia ambiental. El desarrollo de herramientas digitales y la adopción de leyes y regulaciones que fomentan la digitalización han sido factores clave en la implementación de la política cero papel.
En Colombia, esta política fue promulgada en el año 2012 con tal de asegurar la eficiencia administrativa. A partir de allí todas las entidades y organismos del sector central y descentralizado de la rama ejecutiva del orden nacional, han acatado el llamado de la Presidencia de la República para disminuir el uso del papel. Sin embargo, las empresas privadas pueden verse altamente beneficiadas al aplicar estas nuevas practicas en la gestión de su información.
Beneficios de la implementación de la política cero papel.
Reducción del impacto ambiental:
Al reducir el consumo de papel, las empresas disminuyen su impacto ambiental al conservar recursos naturales, reducir la contaminación asociada con la producción y eliminación de papel, y disminuir la huella de carbono relacionada con el transporte de documentos físicos. Esto puede mejorar la imagen corporativa de la empresa y su reputación como una organización comprometida con la responsabilidad social y ambiental.
Optimización de procesos:
Al digitalizar documentos y procesos, las empresas pueden simplificar y agilizar la gestión de la información, así como automatizar procedimientos repetitivos mediante el apoyo de una herramienta tecnológica.
Esto incrementa la capacidad de acceder a documentos de forma instantánea y compartirlos fácilmente, lo que facilita la toma de decisiones, la colaboración y la comunicación interna y externa. Por ende, la implementación de la política cero papel, mejora la capacidad de respuesta de la empresa ante cambios en el entorno empresarial y las demandas del mercado.
Ahorro económico:
La eliminación o reducción del uso de papel conlleva ahorros significativos en costos relacionados con la compra de papel, impresoras, tinta, almacenamiento físico de documentos, y gastos asociados con el envío y manejo de documentos físicos. Además, al adoptar soluciones digitales y tener la implementación de la política cero papel, las empresas pueden optimizar sus procesos y reducir los tiempos de trabajo, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad del personal.
Desafíos y barreras:
La transición hacia una gestión sin papel no está exenta de desafíos, la resistencia al cambio, la preocupación por la seguridad de la información y la brecha digital son algunos de los obstáculos que deben ser abordados para lograr una adopción generalizada de esta política.
Ahora bien, la implementación de la política cero papel por sí sola no asegura que la gestión de la información sea mejor ni que se encuentre con más facilidad. Pues, si se carece de mecanismos de clasificación y organización de información, simplemente se habrán trasladado las mismas problemáticas de la gestión de información física, a un entorno electrónico, con el diferenciador de que se disminuye el consumo de papel.
Por esta razón, es de suma importancia que la planificación de la implementación de esta política contemple buenas practicas que aseguren la aplicación de instrumentos de gestión documental en pro de garantizar la accesibilidad y disponibilidad de la información cuando los colaboradores lo requieran.
Casos de implementación de la política cero papel exitosamente
- E-gobierno: Países como Estonia han liderado la digitalización de los servicios gubernamentales, ofreciendo a los ciudadanos la posibilidad de realizar trámites en línea, desde la solicitud de documentos hasta el voto electrónico.
- Empresas privadas: Grandes corporaciones como Google y Microsoft han implementado políticas internas de cero papel, promoviendo el uso de herramientas digitales para la gestión de documentos y la colaboración entre empleados
Cómo hacerlo
Se debe plantear el desarrollo de un proyecto para su implementación, y organizarse por fases especificas que abarquen todas las variables importantes para asegurar el éxito del proyecto, como, por ejemplo:
Gracias a Archivo digital S.A.S y a sus servicios en la consultoría en gestión documental, la implementación de proyectos de documentos & expedientes electrónicos, y digitalización, usted puede empezar la transformación digital de su empresa y disminuir el uso de papel con la implementación de esta política. Logrará evitar almacenamiento de documentos innecesarios, disminuir costos de arriendo de bodegas para almacenamiento de cajas, disminuir costos de transporte de documentos; y mediante nuestra experiencia, llevar a cabo nuevas estrategias y prácticas que le ayuden a gestionar mejor sus documentos con el fin de ejecutar sus procesos de negocio con éxito.