Llega un punto en que las entidades alcanzan un nivel de madurez archivístico y tecnológico, lo cual las hace aptas para implementar un Sistema para la gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. Sin embargo, su proceso de implementación no es sencillo, y de acuerdo con la ISO-15489 las entidades deberían seguir un proceso de ocho etapas para la implementación efectiva de estos sistemas. Sin embargo, en este artículo abordaríamos la etapa número cuatro, llamada “Evaluación de los sistemas existentes”.

Para lograr la implementación exitosa de un SGDEA, la Entidad debe saber con claridad qué funcionalidades, características y servicios busca, para seleccionar el más adecuado. A continuación, te describiremos una metodología para hacer la evaluación de los sistemas que tienes como opción para que la Entidad seleccione el más adecuado.

Identificar las necesidades y preferencias de la entidad

Es un hecho que antes de pensar en la implementación de un SGDEA, la Entidad debe hacer un proceso de preparación y maduración, la cual se puede desarrollar por medio del MGDA- Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos elaborado por el Archivo General de la Nación.  Por ejemplo, la Entidad debería haber desarrollado un Diagnóstico integral de Archivos, estableciendo los procesos y procedimientos de la gestión documental. Así mismo, contar con instrumentos clave como el Programa de Gestión de Documentos y los programas específicos que se requieran como:

  • Programa para la Gestión de Documentos Electrónicos
  • Programa de Documentos Vitales y Esenciales
  • Programa de Documentos Especiales
  • Programa de Reprografía
  • Tablas de Retención Documental
  • Tablas de Control de Acceso
  • Cuadros de clasificación documental
  • Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
  • Esquema de Metadatos

Cuando esto es un hecho, la entidad debe identificar cuáles son sus necesidades o requisitos informacionales, funcionales, económicos, prácticos y técnicos. Para lograrlo, es necesario contar con la perspectiva de áreas cruciales para la toma de decisión como lo son:

  • Área de Gestión Documental
  • Área Financiera
  • Área de Tecnología
  • Área de Control Interno
  • Área de Seguridad de la Información
  • u otras que pudiesen estar involucradas y cuya opinión pudiese ser útil para la selección de un sistema.

A su vez, se deben conocer las prácticas de gestión de documentos y cómo el implementar un sistema fortalecería, complementaría y/o automatizaría dichas prácticas. En consecuencia, se pueden identificar las funcionalidades que debería tener el sistema, por ejemplo, ¿La entidad tiene mal manejo de las comunicaciones oficiales y no cuentan con valor probatorio? Entonces, el sistema debería permitir la radicación y gestión de las comunicaciones, así como la implementación de mecanismos de valor probatorio como firma digital, electrónica y gestión de metadatos.   

Estas características pueden ser identificadas con mayor precisión por medio de la elaboración del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos. En él, se identifican los requisitos funcionales referentes a:

Y requisitos no funcionales cómo:

Investigación de soluciones tecnológicas en el mercado

Una vez claras las características que debería cumplir el sistema, se debe iniciar una investigación de los SGDEA que se ofrecen en el mercado. A su vez, consultar la información disponible en las páginas web de los proveedores, y agendar una demostración del sistema para visualizar su funcionamiento y herramientas, lo cual usualmente viene acompañado de una propuesta comercial y técnica.

Ya agendadas las demostraciones, hay que dedicar suficiente tiempo para apreciar con detalle cada una y hacer las preguntas necesarias según los requisitos que debería cumplir el sistema deseado. Por ejemplo, ¿Cómo se generan los informes en el sistema? ¿Qué garantías de seguridad de información me da el sistema? ¿Permite la parametrización de Tablas de Retención Documental ¿Permite la automatización de flujos de trabajo? ¿Cuál es el modelo de adquisición? ¿Tiene integrada firma electrónica y digital? ¿Es interoperable con los demás sistemas que tengo en la entidad? ¿Qué tan efectiva es la búsqueda y la presentación de la información? Es de suma importancia que el tiempo de la demostración se aproveche para realizar preguntas directas sobre lo que se espera que el SGDEA ofrezca, de lo contrario, no se habrá recolectado la información detallada que permitirá la toma de decisiones.

Como sugerencia, es de utilidad diseñar un instrumento de recolección de información que suministre la información brindada por los proveedores de los sistemas, puede estar basado en lo que sugiere MoReq o el Modelo de Requisitos para su SGDEA desarrollado para la Entidad. Su finalidad es chequear lo que el SGDEA ofrece, contar con un mecanismos estadístico y técnico de comparación entre los sistemas, para asegurar que la herramienta tipo SGDEA seleccionada cumple con lo que se está buscando, o identificar si también ofrece algo adicional que sea de valor para la Entidad.

Un ejemplo de estructura para este instrumento podría ser:

RequisitosSGDEA 1SGDEA 3SGDEA 2SGDEA X
Categoría 1
Requisito 1Cumple   
Requisito 2No cumple   
Requisito 3Cumple parcialmente   
Categoría 2
Requisito 4    
    
    
Fuente: Propia

Evaluación de requisitos funcionales, no funcionales y modelo de adquisición

Debe existir un balance al momento de sopesar los requisitos establecidos en MoReq o el Modelo de Requisitos para su SGDEA desarrollado para la Entidad o que esta tiene identificados, pues, no todos tienen el mismo valor de impacto e importancia. Por ejemplo, para una entidad el diseño visual de la herramienta puede ser muy significativo, mientras que para otras no influye en la toma decisión. Otro ejemplo es que un sistema permita el diseño gráfico de flujos de trabajo, y que esto tenga mayor o ningún peso al momento de seleccionar el SGDEA ideal, y así sucesivamente con los demás requisitos identificados. Además, puede que la entidad descubra algún servicio o funcionalidad adicional que no sabía que buscaba y le resulta útil.

También influye si el modelo de adquisición del software será On-Premise, es decir que el almacenamiento de la información sea en los servidores propios de entidad; o que sea SaaS, esto es almacenamiento en la nube. Este punto es crucial ya que determinará una gran diferencia en los costos. 

En conclusión, la evaluación y análisis de los requisitos que debería cumplir un sistema SGDEA demanda tiempo, atención al detalle y claridad sobre las expectativas de la entidad, así como, conocimiento sobre gestión documental electrónica y conformación de expedientes. Por esta razón, la compañía Archivo Digital S.A.S. www.archivod.com ha diseñado una metodología y un instrumento de evaluación de herramientas tipo SGDEA, que tiene el objetivo de calcular el porcentaje de cumplimiento de este tipo de sistemas. Se logra asignando un nivel de cumplimiento a cada requisito identificado, los cuales tienen un valor de impacto asignado.  Este instrumento es adaptable a todas las entidades y puede estar disponible para la tuya si así lo requieres, puedes ponerte en contacto con Archivo Digital S.A.S.  a través de su página WEB o en el correo electrónico contacto@archivod.com.   

Autores: Paula Navarro y John Gutierrez

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